Registro horario digital en 2026: qué exige la ley y cómo cumplir sin complicarte

Si tienes una pyme en España, seguro que en los últimos meses has oído hablar del «registro horario digital obligatorio». Hay mucho ruido: titulares que anuncian fechas, proveedores que meten prisa y una norma nueva que lleva más de un año en tramitación. En este artículo separamos lo que ya es obligatorio hoy de lo que podría venir, y te dejamos un checklist sencillo para que cumplas sin volverte loco.

Aviso: esto es una guía informativa, no asesoramiento jurídico. Para tu caso concreto, consulta con tu gestoría o abogado laboralista.

Lo que ya es obligatorio (desde 2019)

La obligación de registrar la jornada no es nueva. Nació con el Real Decreto-ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Desde el 12 de mayo de 2019, toda empresa, tenga 2 o 200 empleados, debe:

Registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora. No vale un cuadrante genérico ni «de lunes a viernes de 9 a 18».
Organizar y documentar ese registro mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa; si no lo hay, por decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores.
Conservar los registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).

Lo que la norma de 2019 no dice es cómo hay que registrar. Por eso hoy conviven papel, Excel, WhatsApp y aplicaciones. Todos valen, siempre que el registro sea fiable, veraz y no manipulable. Ahí está el problema: un Excel que rellena el jefe el último día del mes es, a ojos de un inspector, poco creíble.

¿Qué pasa si no lo haces?

El incumplimiento del registro de jornada es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). En 2026 la horquilla vigente es de 751 € a 7.500 € por infracción, con tres grados (mínimo, medio y máximo) según criterios como el número de trabajadores afectados, la intencionalidad o la reincidencia.

Y ojo: la multa suele venir acompañada. Si la Inspección no puede comprobar la jornada, es habitual que presuma horas extra no pagadas ni cotizadas, con las liquidaciones a la Seguridad Social correspondientes. Ese segundo golpe suele ser más caro que la sanción en sí.

Lo que podría venir: la nueva norma de registro horario digital

En 2025 el Gobierno impulsó dos medidas en paralelo: la reducción de la jornada a 37,5 horas y el endurecimiento del registro horario. El proyecto de ley que las unía fue rechazado en el Congreso el 10 de septiembre de 2025, así que la reducción de jornada quedó aparcada.

El registro horario digital, en cambio, ha seguido su camino por vía reglamentaria (un Real Decreto, que no necesita pasar por el Congreso). A fecha de publicación de este artículo (septiembre de 2026), la situación real es esta:

El Consejo de Estado emitió su dictamen en marzo de 2026 con varias objeciones (impacto económico en pymes, encaje jurídico y protección de datos).
El Ministerio de Trabajo anunció en verano que retomaría la tramitación en septiembre de 2026 para atender esas objeciones.
El Real Decreto todavía no se ha aprobado ni publicado en el BOE. No hay una fecha oficial de entrada en vigor ni un plazo de adaptación confirmado.

Si alguien te dice que «es obligatorio desde el 1 de enero» o te da una fecha exacta, desconfía: hoy nadie la conoce con certeza. Lo que sí conocemos es el contenido del borrador, y por ahí van los tiros.

Qué cambiaría (según el borrador)

Solo formato digital. El papel y las hojas firmadas dejarían de ser válidos.
Acceso remoto de la Inspección. La ITSS podría consultar tus registros de forma telemática, sin tener que presentarse en la empresa ni pedírtelos antes.
Interoperabilidad. El sistema debería poder entregar los datos en un formato estandarizado que entienda la Inspección.
Inalterabilidad y trazabilidad. Cada fichaje debería quedar sellado en el tiempo; si alguien corrige un registro, tendría que quedar rastro de quién, cuándo y por qué (lo que en informática se llama log de auditoría).
Más detalle. No solo entrada y salida: también pausas, horas extraordinarias y la identificación individual de cada persona.
Acceso de la persona trabajadora a su propio registro desde cualquier dispositivo.
Conservación de 4 años con almacenamiento seguro (cifrado).
Sanciones más duras. Se ha planteado que la infracción se cuente por cada trabajador afectado y que el grado máximo suba hasta 10.000 €. Este cambio afecta a la LISOS (que es una ley) y no está en vigor; lo mencionamos para que veas hacia dónde va la tendencia.

Conclusión práctica: aunque la norma no está aprobada ni tiene fecha, todo apunta a que el registro digital, inalterable y accesible acabará siendo lo habitual. Adelantarse no cuesta más.

Checklist para una pyme: ¿estás cumpliendo?

Repasa esta lista con calma. Si respondes «no» a alguna, ahí tienes deberes.

Lo básico (obligatorio hoy)

Cada empleado registra su hora de entrada y de salida cada día.
El registro se hace en el momento, no a final de semana o de mes.
Guardas los registros de al menos cuatro años (los de 2022 todavía tienen que estar disponibles).
Puedes entregar el registro de cualquier empleado y de cualquier mes en minutos si te lo pide la Inspección, el propio trabajador o su representante.
Has documentado cómo se registra la jornada (acuerdo, anexo al contrato, comunicación interna) y los empleados lo conocen.
Si tienes representantes de los trabajadores, les has consultado el sistema.

Lo que pediría la nueva norma (si se aprueba)

El sistema es digital y guarda cada fichaje con fecha y hora automáticas.
Los registros no se pueden borrar ni sobrescribir sin dejar rastro.
Puedes exportar los datos (Excel, PDF) en cualquier momento.
Cada persona ve su propio registro y puede detectar errores.
Cumples el RGPD: solo recoges los datos necesarios, informas a la plantilla y tienes claro quién accede a qué. Evita la biometría (huella, cara) salvo que no haya alternativa razonable, porque la AEPD es muy restrictiva con ella.

Errores típicos que acaban en multa

Estos son los fallos que más se repiten en las pymes y que más facilitan el trabajo a la Inspección:

El registro «de memoria». Rellenar la hoja el viernes con «9:00 - 18:00» todos los días. Un patrón perfecto todos los días es justo lo que más levanta sospechas.
Confundir horario con registro. Tener publicado el horario de la empresa no es registrar la jornada. Hay que anotar lo que realmente pasó cada día.
No registrar a todo el mundo. Comerciales, teletrabajadores, personal a tiempo parcial, familiares que echan una mano… Si tienen contrato laboral, fichan. Los contratos parciales son, además, los que más vigila la Inspección.
Perder los datos. Cambiar de gestoría, de ordenador o de aplicación y dejar por el camino dos años de registros. Los cuatro años son tuyos y tienes que poder recuperarlos.
Poder cambiar los fichajes sin dejar huella. Si el administrador puede editar cualquier hora sin que quede registrado, el sistema pierde credibilidad ante una inspección, por muy digital que sea.
No poder entregarlo rápido. Cuando llega el requerimiento, suele dar un plazo corto. Si tienes que reconstruir el mes a partir de mensajes de WhatsApp, ya vas tarde.

Cómo cumplir sin complicarte

Cumplir bien no requiere una gran inversión ni un departamento de recursos humanos. Con una aplicación de fichaje sencilla resuelves casi toda la lista de golpe:

Los empleados fichan desde el móvil en dos toques, o desde una tablet o un código QR en la entrada.
Cada fichaje queda sellado con fecha y hora y no se puede alterar sin rastro.
Los registros se guardan en la nube durante el plazo legal, aunque cambies de móvil, de ordenador o de gestoría.
El informe mensual sale en un clic, para la gestoría o por si lo pide la Inspección.

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Fuentes (septiembre de 2026): RD-ley 8/2019; art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores; art. 7.5 de la LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000); tramitación del proyecto de Real Decreto de registro de jornada. Actualizaremos este artículo si la norma se aprueba y se publica en el BOE.